1. Inleiding
In4Care vzw (hierna: ‘In4Care’), gevestigd te Antwerpselaan 1, 1853 Grimbergen (ondernemingsnummer: BE 0890.146.333), verwerkt uw persoonsgegevens overeenkomstig deze privacyverklaring. Deze privacyverklaring is specifiek van toepassing op de website https://www.in4care.be.
Uw persoonsgegevens worden onder meer gebruikt voor de correcte verwerking en opvolging van lidmaatschappen, aankopen en eventregistraties, voor het beheer van uw account of profiel, voor communicatie rond nieuws, activiteiten en relevante informatie, voor het uitvoeren van tevredenheidsonderzoeken, voor boekhoudkundige en administratieve verplichtingen, en voor het verbeteren van onze diensten (zoals via analyse van websitegebruik). Dit wordt in de volgende artikels in meer detail uiteengezet.
Deze privacyverklaring kan regelmatig worden herwerkt. De meest recente tekst is de versie die u terugvindt op onze website. Wanneer wij wijzigingen aanbrengen, zullen we u op de hoogte stellen van de aanpassingen via onze website.
Voor verdere informatie, vragen of opmerkingen omtrent onze privacyverklaring, kunt u terecht op inside@in4care.be.
In4Care is niet verantwoordelijk voor de voorwaarden en privacyverklaringen van externe sites en bronnen waarnaar onze website eventueel verwijst.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij, waarom en op welke basis?
2.1 Algemeen overzicht
In4Care verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden. In onderstaande tabel geven wij per categorie weer welke gegevens wij verwerken, waarom wij dit doen en op welke juridische grondslag wij ons baseren.
2.2 Doorgiften van uw gegevens
IN4CARE zal uw persoonsgegevens enkel delen met derden wanneer dit strikt noodzakelijk is voor onze bedrijfsactiviteiten, zoals de uitvoering van onze overeenkomst (bijvoorbeeld met leveranciers, IT-dienstverleners of andere verwerkers die namens ons handelen) of om te voldoen aan een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld met bevoegde autoriteiten zoals politie, justitie of belastingdiensten. In alle dergelijke gevallen zorgen wij voor passende waarborgen. Zo sluiten wij met onze leveranciers en verwerkers de vereiste overeenkomsten af om te garanderen dat zij uw gegevens vertrouwelijk en conform de geldende privacywetgeving verwerken.
Uw gegevens zullen niet worden opgeslagen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), behoudens de uitvoering van de diensten of levering van producten noodzakelijk of met voorafgaande toestemming. Indien gegevens toch buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij steeds voor passende waarborgen, zoals de Standard Contractual Clauses (SCC’s) van de Europese Commissie.
2.3 Gebruik van gegevens bij onderzoeks- en testactiviteiten ( In4Care Living Lab )
Wanneer u deelneemt aan onderzoeks- of testactiviteiten binnen de zorgproeftuin/Living Lab van In4Care, verwerken wij enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het onderzoek (zoals naam, contactgegevens, testresultaten of beeldmateriaal). Dit gebeurt steeds met uw voorafgaande toestemming via een informed consent formulier. Deze gegevens worden enkel gebruikt voor onderzoeks-, evaluatie- en rapportagedoeleinden en worden niet gedeeld met derden buiten dit kader.
2.4 Gebruik van gegevens bij evenementen
Wanneer u zich inschrijft voor een evenement georganiseerd door In4Care, verwerken wij uw naam en organisatie voor de opmaak van een deelnemerslijst. Wij doen dit op basis van ons gerechtvaardigd belang om netwerking en een vlotte organisatie van het event mogelijk te maken.
Deze lijst kan – op verzoek – gedeeld worden met andere deelnemers aan hetzelfde evenement.
Uw e-mailadres of andere contactgegevens worden nooit gedeeld met derden in dit kader.
U behoudt steeds het recht om uw gegevens (naam + organisatie) uit de deelnemerslijst te laten verwijderen door contact op te nemen via inside@in4care.be.
| Categorie Gegevens | Doeleinde(n) van de verwerking | Rechtsgrond(en) |
| Identificatie- en contactgegevens Bijv. naam, voornaam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, geslacht. | Algemeen beheer van uw account of profiel. U informeren en vragen beantwoorden (schriftelijk/telefonisch). Opvolging van contacten. Registratie van aanwezigheden bij events (bv. printen naambadges). | Uitvoering van de overeenkomst tussen ons en u Gerechtvaardigd belang, onder meer om de klantenrelatie met u te onderhouden |
| Financiële en administratieve gegevens Bankrekeningnummer, bedrijfsnaam, BTW-nummer, betaalinfo, transactiegegevens. | Uitvoeren van de overeenkomst (aankopen, reservaties, offertes). Afhandeling van betalingen. Boekhoudkundige verwerking. | Uitvoering van de overeenkomst tussen u en ons Naleven van wettelijke verplichting, bv. fiscale of boekhoudkundige verplichtingen |
| Marketing en communicatievoorkeuren | Versturen van nieuwsbrieven. Aankondigen of toelichten van realisaties en projecten. | Uw toestemming Gerechtvaardigd belang om u te informeren (afhankelijk van uw bestaande relatie met In4Care) |
| Feedback en Communicatie Inhoud van klachten, resultaten van tevredenheidsonderzoeken, correspondentie. | Behandelen van klachten en geschillen. Kwaliteitsverbetering. Garanderen van uw rechten als consument. | Uw toestemming. Gerechtvaardigd belang om onze producten en diensten te verbeteren. Wettelijke verplichtingen. |
| Foto’s en beeldmateriaal (tijdens evenementen) | Verslaggeving, communicatie en promotie van In4Care-activiteiten. | Gerechtvaardigde belang. Indien u niet gefotografeerd wenst te worden, kunt u dit ons vooraf of tijdens het evenement laten weten. Uw toestemming (voor gerichte portretfoto’s). |
| Cookies | Om u de toegang te kunnen verlenen tot de website (technisch essentiële cookies). Om u een betere gebruikservaring aan te bieden en/of om de prestaties en functionaliteiten van de website te optimaliseren en te verbeteren. Voor meer details: zie onze Cookieverklaring. | Gerechtvaardigd belang om de werking en veiligheid van de website te verzekeren (voor essentiële cookies) Uw toestemming (voor niet-essentiële cookies). |
3. Tijdsduur en bewaring van de verzamelde gegevens
Wij bewaren uw persoonsgegevens uitsluitend zolang als nodig is om de doeleinden te realiseren waarvoor deze zijn verzameld, en in overeenstemming met wettelijke, reglementaire en interne vereisten.
Klantenbeheer:
Persoonsgegevens worden bewaard zolang noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals op het gebied van boekhouding.
Nieuwsbrieven en community-updates:
U kunt zich op elk moment uitschrijven via de link onderaan elke e-mail of uw voorkeuren aanpassen. In dat geval verwijderen wij uw gegevens of anonimiseren wij deze, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.
Eventregistraties worden maximaal 10 jaar bewaard in geanonimiseerde of gepseudonimiseerde vorm voor rapportage- en statistische doeleinden. Persoonsgebonden gegevens (zoals naam of e-mail) worden verwijderd zodra deze niet langer nodig zijn voor organisatie of bewijs van deelname.
4. Beveiliging van uw gegevens
Uw persoonsgegevens worden steeds vertrouwelijk behandeld. We nemen extra organisatorische maatregelen om de beveiliging van uw persoonsgegevens zoveel mogelijk te garanderen.
De door In4Care verzamelde gegevens via de website worden beveiligd aan de hand van volgende maatregelen:
beveiliging via https:// (websites uitgerust met een SSL-certificaat);
beveiliging via unieke login met e-mailadres en wachtwoord van het CMS-systeem, software programma, boekhoudpakket,…;
anti-virusbescherming op de gebruikte elektronische toestellen.
Extra maatregelen, die genomen worden waar nodig, zijn extra beveiliging a.d.h.v. 2-step verification of via een authenticator app.
5. Uw rechten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens
Recht op inzage, correctie of aanvulling van uw persoonsgegevens: u kan steeds vragen om inzage te krijgen alsook uitsluitsel te krijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens. U krijgt na eenvoudig schriftelijk verzoek inzage tot de gegevens.
Ook heeft u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens aan te passen of te vervolledigen, wanneer deze onjuist of onvolledig zijn.
Recht op gegevenswissing: u heeft het recht om In4Care te verzoeken uw persoonsgegevens te laten wissen. In4Care zal aan een verzoek tot wissing voldoen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn de gegevens te bewaren (bijvoorbeeld voor fiscale of boekhoudkundige doeleinden) of wanneer de gegevens noodzakelijk zijn voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid: in bepaalde omstandigheden kan u het recht bekomen uw persoonsgegevens te verkrijgen of over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Intrekken van toestemming en bezwaar: u heeft het recht om een eerder gegeven toestemming in te trekken, of om bezwaar te maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens. Ook kan u zich te allen tijde verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor directe marketingdoeleinden.
Contactopname: Om uw rechten te kunnen uitoefenen, dient u contact met ons op te nemen, op de wijze vermeld in Artikel 6.
Indien u meent dat In4Care niet volgens de wetgeving inzake gegevensbescherming gehandeld heeft, kunt u zich ook wenden met een klacht tot de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel,
Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35,
Email: contact@apd-gba.be
6. Contact
Voor vragen omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens of in het geval u zich wil beroepen op uw rechten met betrekking tot de gegevensbescherming, kunt u rechtstreeks contact opnemen met In4Care.
Dit kan elektronisch via inside@in4care.be of via briefwisseling naar In4Care, Antwerpselaan 1, 1853 Grimbergen.
Wij kunnen vragen om bepaalde informatie te verstrekken om uw identiteit te bevestigen, waarbij u gevoelige gegevens (zoals foto of rijksregisternummer) steeds mag doorstrepen.